سند رسمی چیست؟ انواع سند رسمی و ویژگی های آن

سند رسمی یکی از مهم ‌ترین ابزارهای حقوقی و قانونی در جامعه است که نقش اساسی در تثبیت و انتقال حقوق افراد دارد. این اسناد به دلیل اعتبار و قدرت اجرایی بالا، در بسیاری از معاملات و قراردادها به کار می‌روند و می‌توانند تضمین‌کننده حقوق و تعهدات طرفین باشند. آشنایی با انواع سند رسمی و ویژگی‌های آن‌ها، برای هر فردی که با مسائل حقوقی و ملکی سر و کار دارد، ضروری است. در این مقاله، به بررسی مفهوم سند رسمی، انواع مختلف آن و ویژگی‌های بارز این اسناد می‌پردازیم. با ما همراه باشید تا با اطلاعاتی جامع و کاربردی در این زمینه آشنا شوید و بتوانید در معاملات و قراردادهای خود با اطمینان بیشتری عمل کنید.

سند رسمی چیست؟

سند رسمی به سندی گفته می شود که در ادارات ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق یا نزد ماموران رسمی صالح تنظیم شده باشد. بنابراین سند رسمی یکی از انواع اسناد است که توسط شخص ذی صالح و طبق قانون و در حدود صلاحیت وی تنظیم گردیده است.

تعریف سند رسمی در قانون ثبت

تعریف سند رسمی در قانون ثبت به طور واضح بیان نشده است اما می توان گفت سند رسمی از نظر قانون ثبت، نوشته ای است رسمی که دلالت بر وجود حقی به نفع یک شخص می کند و در صورت لزوم، خود این نوشته می تواند حق موضوع آن را بدون اینکه نیاز به دلیل دیگری باشد اثبات نماید.

تعریف سند رسمی در قانون مدنی

تعریف سند رسمی در قانون مدنی در ماده ۱۲۸۴ بیان شده است. طبق این ماده سند رسمی عبارت است از سندی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا نزد مامورین رسمی و در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد.

تفاوت سند رسمی در قانون مدنی و قانون ثبت

سند رسمی در قانون مدنی و قانون ثبت دارای تفاوت هایی است که به شرح ذیل توضیح خواهیم داد:

1. سند رسمی از نظر قانون ثبت اخص از سند رسمی مذکور در قانون مدنی است. هر سندی که از نظر قانون ثبت رسمی است از نظر قانون مدنی هم رسمی است اما ممکن است سندی از نظر قانون مدنی سند رسمی باشد ولی از نظر قانون ثبت سند رسمی محسوب نگردد.
2. سندی که قانون ثبت به آن رسمی می گوید، بدون حکم دادگاه قابل اجرا است و اگر اختلاف یا اشکال یا اشتباهی در تنظیم آن باشد، حسب مورد در اداره کل امور اسناد سازمان ثبت یا در هیات نظارت و شورای عالی ثبت مطرح می شود. در صورتی که سند رسمی مشمول تعریف قانون مدنی مانند شناسنامه، گواهی رانندگی و سایر اسناد رسمی که توسط مامورین دولت تنظیم می شود قابل طرح در هیات نظارت یا لازم الاجرا نمی باشد.

تفاوت سند عادی و سند رسمی چیست؟

تفاوت بین سند عادی و سند رسمی در چندین جنبه کلیدی قابل توجه است. درک این تفاوت ‌ها می‌تواند به افراد کمک کند تا در معاملات و قراردادها با اطمینان بیشتری عمل کنند. در ادامه به برخی از تفاوت ‌های اساسی بین این دو نوع سند اشاره می‌کنیم:

تفاوت در نهاد صادرکننده:

سند رسمی توسط نهادهای رسمی و قانونی مانند دفاتر اسناد رسمی یا مأمورین دولتی تنظیم می‌شود.

سند عادی توسط افراد عادی و بدون دخالت نهادهای رسمی تنظیم می‌شود.

تفاوت در اعتبار قانونی:

سند رسمی دارای اعتبار قانونی بالایی است و به عنوان مدرک قوی در محاکم قضایی پذیرفته می‌شود.

سند عادی اعتبار قانونی کمتری دارد و در صورت بروز اختلاف، ممکن است نیاز به اثبات اصالت آن باشد.

تفاوت در قابلیت اجرا:

سند رسمی به دلیل تنظیم توسط نهادهای قانونی، به راحتی قابل اجرا است و می‌تواند بدون نیاز به اثبات بیشتر به عنوان مدرک در محاکم استفاده شود. مانند اجرائیه در دعوای ابطال اجرائیه ثبتی.

سند عادی برای اجرای آن ممکن است نیاز به اثبات صحت و اصالت سند در دادگاه باشد. مانند اثبات مالکیت ملک.

تفاوت در امکان انکار یا جعل:

سند رسمی به سختی قابل انکار یا جعل است و در صورت بروز اختلاف، به سختی می‌توان اعتبار آن را زیر سوال برد. مانند دعوای ابطال سند رسمی مالکیت.

سند عادی به دلیل عدم ثبت در نهادهای رسمی، ممکن است به راحتی مورد انکار یا جعل قرار گیرد.

تفاوت در هزینه تنظیم:

سند رسمی تنظیم آن معمولاً هزینه ‌بر است، زیرا نیاز به مراجعه به دفاتر اسناد رسمی و پرداخت هزینه‌های مربوطه دارد.

سند عادی هزینه تنظیم آن پایین‌تر است، زیرا توسط افراد و بدون نیاز به نهادهای رسمی تنظیم می‌شود.

چه زمانی سند عادی رسمی می شود؟

سند عادی به طور کلی به سندی گفته می‌شود که توسط افراد بدون دخالت مأمورین رسمی تنظیم می‌شود و در دفاتر رسمی ثبت نمی‌شود. این نوع سند ممکن است شامل قراردادهای خصوصی، رسیدها و توافق ‌نامه ‌های غیررسمی باشد.

برای اینکه یک سند عادی به سند رسمی تبدیل شود، باید مراحلی طی شود که در زیر به آنها اشاره می‌کنیم:

• سند باید در یک دفترخانه اسناد رسمی توسط سردفتر تنظیم و ثبت شود. این شامل حضور طرفین در دفترخانه و امضای سند در حضور سردفتر است.
• پس از تنظیم سند در دفترخانه، ممکن است نیاز به ثبت آن در اداره ثبت اسناد و املاک باشد، به ویژه اگر مربوط به اموال غیرمنقول مانند ملک باشد.

صدور حکم در دادگاه و احراز صحت و اصالت سند عادی توسط آن مرجع. برای مثال در صورت صدور حکم بر الزام به تنظیم سند رسمی ملک، می توان سند عادی را به سند رسمی تبدیل نمود.

سند رسمی چه ویژگی هایی دارد؟

سند رسمی دارای ویژگی ‌های خاصی است که آن را از سند عادی متمایز می‌کند. این ویژگی ‌ها باعث می‌شوند که سند رسمی اعتبار و قدرت قانونی بیشتری داشته باشد. در ادامه به برخی از ویژگی‌های مهم سند رسمی اشاره می‌کنیم:

• سند رسمی توسط نهادها و مأمورین رسمی و قانونی مانند دفاتر اسناد رسمی یا سازمان‌های دولتی تنظیم می‌شود.
• سند رسمی از اعتبار قانونی بسیار بالایی برخوردار است و به عنوان مدرک قوی در محاکم قضایی و اداری پذیرفته می‌شود.
• سند رسمی به طور معمول در دفاتر رسمی ثبت و نگهداری می‌شود، که این امر به اثبات اصالت و اعتبار آن کمک می‌کند.
• سند رسمی دارای قابلیت اجرا است و می‌تواند بدون نیاز به اثبات بیشتر به عنوان مدرک در محاکم و مراجع قانونی استفاده شود.
• این سند تحت حمایت قوانین و مقررات رسمی کشور قرار دارد و هرگونه تخلف یا جعل آن می‌تواند با پیگیری قانونی مواجه شود.
• به دلیل تنظیم توسط نهادهای قانونی، انکار یا جعل سند رسمی بسیار دشوار است و در صورت بروز اختلاف، به سختی می‌توان اعتبار آن را زیر سوال برد.
• سند رسمی شامل جزئیات دقیق و کاملی از موضوع، شرایط و تعهدات طرفین است که به جلوگیری از بروز اختلافات کمک می‌کند.
• به دلیل اعتبار بالای سند رسمی، می‌توان از آن به عنوان وثیقه بانکی در معاملات مالی و اخذ تسهیلات بانکی استفاده کرد.
• در صورت بروز مشکل یا اختلاف، می‌توان به راحتی از طریق مراجع قانونی پیگیری و حل و فصل کرد. مانند سند رسمی اجاره.

این ویژگی‌ها باعث می‌شوند که سند رسمی به عنوان یک ابزار قدرتمند و مطمئن در معاملات و قراردادها مورد استفاده قرار گیرد.

انواع سند رسمی

سند رسمی به انواع مختلفی تقسیم می‌شود که هر کدام در شرایط و موارد خاصی استفاده می‌شوند. در زیر به برخی از انواع مهم سند رسمی اشاره می‌کنیم:

• سند رسمی مالکیت

سند مالکیت سند رسمی است که پس از طی تشریفات قانونی ثبت مال غیر منقول و نیز پس از ثبت آن در دفتر املاک محل وقوع ملک، به نام مالک صادر و دولت دارنده آن را مالک می شناسد. سند رسمی مالکیت خود دارای انواعی است که به شرح ذیل می باشد:

1. سند اوقافی: سند اوقافی یکی از انواع سند مالکیت می باشد که ممکن است نسبت به اعیان و یا عرصه و یا هر دو تنظیم شود. پس از صدور سند اوقافی امکان خرید و فروش نسبت به آنها وجود ندارد. در صورتی که اشخاص نسبت به املاک وقفی اقدام به اخذ سند نموده باشند، می توان ابطال سند مالکیت وقفی را از دادگاه درخواست نمود.
2. سند تفکیکی: تفکیک عملی است اداری که با تقاضای مالک یا مالکین، توسط اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک نسبت به ملک مشاع و غیر مشاع انجام پذیرفته و در نتیجه ملک به چند قطعه با مشخصات معین، تبدیل می گردد. اگر ملک بعد از ثبت تفکیک شود، اداره ثبت طبق صورت مجلس تفکیکی به میزان سهم هر یک از مالکین اقدام به صدور سند ملکی تفکیکی می نماید.
3. سند صلح مال غیرمنقول: در سند صلح مال غیرمنقول، مصالح مال غیرمنقولی را به متصالح، صلح می نماید. طبق مقررات ثبتی، ثبت تمامی اسناد راجع به مال غیرمنقول من جمله صلح اجباری می باشد.
4. سند مالکیت اعیانی: اگر فردی که نسبت به زمین مالکیت رسمی و قانونی دارد، حق احداث اعیانی و دریافت سند مالکیت آن را به موجب سند رسمی به دیگری واگذار کرده باشد، دارنده حق اعیانی می تواند با مراجعه به اداره ثبت محلی که ملک در حوزه آن واقع است تقاضای صدور سند مالکیت نسبت به اعیان احداثی خود را بنماید.
5. سند مشاع: سند مشاع سندی است که برای املاکی که بین دو یا چند نفر مشترک است صادر می شود.
6. سند مفروزی: سند مفروزی به سندی گفته می شود که مالکیت شش دانگ و کامل برای یک شخص باشد. صدور سند مفروزی نسبت به املاک مشاعی با رعایت قانون افراز املاک مشاع مستلزم فراهم بودن سایر شرایط پیش بینی شده در این قانون است.
7. سند هبه مال غیر منقول: اگر موضوع هبه مال غیر منقول ثبت شده باشد، باید عقد هبه رسما به ثبت برسد.
8. سند اصلاحات ارضی: طبق مواد ۱ و ۲ آئین نامه اجرایی قانون صدور اسناد مالکیت اراضی مشمول اصلاحات ارضی در روستاها و شهرهای مشمول مصوب ۱۳۷۴، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف است با وصول درخواست کتبی و اسناد رسمی مالکیت متقاضی نسبت به صدور سند اصلاحات ارضی اقدام نماید.

• سند وکالت

این نوع سند به فردی اجازه می‌دهد تا به نمایندگی از شخص دیگری اقدام کند. وکالت‌ نامه‌ ها می‌توانند برای امور مختلفی مانند خرید و فروش املاک، انجام امور اداری و غیره استفاده شوند. وکالتنامه می تواند به صورت بلاعزل و یا با حق عزل باشد که هر یک شرایط خاص خود را دارد.

در مقاله ابطال وکالتنامه بلاعزل به طور مفصل در این خصوص توضیح داده ایم که برای ابطال وکالت بلاعزل در فروش ملک، مالک باید با ارائه درخواست رسمی به وکیل متخصص ملکی و اعلام کتبی نارضایتی، مراحل قانونی مربوطه را طی کند.

• سند ازدواج و طلاق

این اسناد شامل سند ازدواج و طلاق است که وضعیت تأهل افراد را به صورت قانونی ثبت می‌کند.

• سند رهنی

سندی است که برای تضمین بازپرداخت وام یا تعهدات مالی استفاده می‌شود و معمولاً املاک یا دارایی ‌های دیگر به عنوان وثیقه در آن ثبت می‌شوند. در صورتی که شرایط قانونی در تنظیم این سند رعایت نشود منجر به ابطال سند رهنی می شود.

• سند اجاره

سند رسمی اجاره شرایط و تعهدات مربوط به اجاره یک ملک یا دارایی را به صورت رسمی و قانونی ثبت می‌کند. سند اجاره می تواند به صورت عادی نیز تنظیم گردد اما اگر سند اجاره رسمی باشد، می توان جهت تخلیه ملک از طریق اداره ثبت اسناد و در کوتاه ترین زمان ممکن اقدام نمود.

• سند وصیت‌ نامه

وصیت ‌نامه رسمی سندی است که در آن وصیت‌کننده اراده خود را درباره تقسیم اموال و دارایی‌هایش پس از مرگ بیان می‌کند.

• سند تولد و فوت

این اسناد وضعیت ولادت و وفات افراد را به صورت قانونی ثبت می‌کنند و معمولاً توسط ادارات ثبت احوال صادر می‌شوند.

• سند تغییر نام یا نام خانوادگی

سندی که تغییرات قانونی در نام یا نام خانوادگی افراد را ثبت می‌کند.

• سند انتقال اجرایی

سند انتقال اجرایی سندی است که در نتیجه و حاصل عملیات اجرایی اجرای احکام، عملیات اجرایی اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجراء و یا عملیات اجرایی نظام های خاص تنظیم می شود. ابطال سند انتقال اجرایی به تنهایی امکان پذیر نیست مگر اینکه عملیات اجرایی که منتهی به صدور این سند شده است باطل گردد. بنابراین در بیشتر اوقات این دعوا با دعوای ابطال اجرائیه ثبتی توامان مطرح می شود.

جعل سند رسمی

جعل سند رسمی یکی از جرایمی است که در قانون مجازات اسلامی به آن اشاره شده است و برای مرتکب آن مجازات تعیین گردیده است. طبق قانون آئین دادرسی مدنی نیز ادعای انکار و تردید نسبت به سند رسمی امکان پذیر نیست و می توان ادعای جعل سند رسمی را مطرح نمود.

در صورت جعل سند رسمی می توان در دعوای حقوقی ادعای جعلیت سند را مطرح نمود و یا از طریق مراجع کیفری اقدام به شکایت جعل و استفاده از سند مجعول نمود و پس از اخذ حکم قطعی اقدام به ابطال سند رسمی که در دادگاه حقوقی ارائه شده، نمود.

پیامدهای قانونی جعل سند رسمی

• پیگرد کیفری:

جعل سند رسمی یک جرم کیفری است و مرتکب می‌تواند با مجازات‌های سنگینی مانند حبس و جریمه نقدی مواجه شود. میزان مجازات بستگی به قوانین کشور و شدت جرم دارد.

• بی‌اعتباری سند:

سند جعلی در مراجع قضایی و اداری بی‌اعتبار است و نمی‌تواند به عنوان مدرک معتبر مورد استفاده قرار گیرد.

• مسئولیت‌های مدنی:

علاوه بر مسئولیت کیفری، ممکن است مرتکب با دعاوی حقوقی و مسئولیت‌های مدنی نیز مواجه شود، به ویژه اگر جعل سند باعث خسارت به دیگران شده باشد.

مجازات جعل اسناد عادی

مجازات جعل اسناد عادی طبق ماده ۵۳۶ قانون مجازات اسلامی، علاوه بر جبران خسارت وارده مرتکب به حبس از شش ماه تا دو سال یا به سه تا دوازده میلیون ریال جزای نقدی محکوم خواهد شد.

مجازات جعل اسناد رسمی

مجازات جعل اسناد رسمی در مواد ۵۳۲ و ۵۳۳ قانون مجازات اسلامی تعیین شده است. در صورتی که جعل اسناد رسمی توسط ماموران دولتی انجام شود مجازات آن علاوه بر مجازات های اداری و جبران خسارات وارده به حبس از یک تا پنج سال یا به پرداخت شش تا سی میلیون ریال جزای نقدی محکوم خواهد شد. اگر جعل اسناد رسمی توسط اشخاص عادی صورت گیرد، مجازات آن علاوه بر جبران خسارات وارده، حبس از شش ماه تا سه سال یا سه تا هجده میلیون ریال جزای نقدی می باشد.

تاثیر سند رسمی در تصرف عدوانی

در صورتی که شکایت تصرف عدوانی از طریق دادگاه های حقوقی باشد، داشتن سند رسمی مالکیت الزامی نیست و صرفا با اثبات سابقه تصرف می توان این شکایت را مطرح نمود. اما در صورتی که تصرف عدوانی در مراجع کیفری مطرح شود داشتن سند رسمی مالکیت الزامی می باشد.

در این مقاله سعی نمودیم در خصوص سند رسمی و انواع آن توضیحات لازمه را ارائه نمائیم اما با توجه به اینکه این موضوع گسترده می باشد، در صورتی که نیاز به تنظیم یا بررسی سند رسمی دارید مشاوره با وکیل متخصص ملکی می تواند بسایر مفید باشد. دفتر حقوقی بین المللی دادپویان حامی با بیش از ۲۰ سال سابقه فعالیت در حوزه امور ملکی و ثبتی و با بهره مندی از وکلای متخصص و با تجربه در این زمینه آماده پاسخگویی به سوالات شما عزیزان می باشد.