راهنمای کامل اصلاح سند مالکیت: مراحل و نکات ضروری

اصلاح سند مالکیت بنا به عللی مانند، کسری مساحت، اضافه مساحت، اشتباه در تفکیک ملک، تغییر حدود و غیره امری اجتناب ناپذیر است. عدم رفع این ایرادات می تواند مشکلاتی را در زمان خرید و فروش فراهم آورد. برای اصلاح سند مالکیت باید از طریق اداره ثبت اقدام نمود اما در برخی موارد برای اصلاح سند باید به دادگاه مراجعه کرد. عدم آشنایی با مراحل قانونی اصلاح سند موجب می شود افراد مسیر اشتباهی را در پیش ‌گیرند.

به همین دلیل سعی نموده ایم در این مقاله، به بررسی جامع فرآیند اصلاح سند مالکیت، مدارک مورد نیاز و نکات کلیدی که باید در نظر گرفته شوند، بپردازیم. اگر به دنبال اطلاعات دقیق و کاربردی در این زمینه هستید، این مقاله می‌تواند راهنمایی مفید برای شما باشد.

مشاوره تخصصی (آنلاین، تلفنی، حضوری) را هم اکنون دریافت کنید.

اصلاح سند چیست؟

اصلاح سند بدین معناست که اطلاعات نادرست، ناقص یا تغییر یافته در یک سند رسمی اصلاح شود. این اسناد می‌توانند شامل اسناد مالکیت، شناسنامه، گذرنامه، مدارک تحصیلی و سایر اسناد رسمی باشند. اصلاح سند مالکیت می‌تواند به دلایل مختلفی انجام شود و معمولاً نیازمند طی مراحل قانونی و اداری خاصی است.

موارد اصلاح سند مالکیت

اصلاح سند مالکیت می تواند بنا به علل مختلفی صورت گیرد. موارد اصلاح سند مالکیت به شرح ذیل می باشد:

1. اصلاح سند مالکیت به جهت اشتباهات قلمی

مطابق بند ۳ ماده ۲۵ قانون ثبت، در صورتی که وقوع اشتباه ناشی از بی دقتی در زمان تنظیم سند یا ثبت انتقالات بعدی توسط مأمور تنظیم کننده سند و یا ثبت سند مغایر با سند رسمی دیگر یا احکام دادگاه ها باشد، رسیدگی به موضوع در صلاحیت هیأت نظارت خواهد بود. هیأت مزبور پس از احراز اشتباه، دستور اصلاح سند را صادر می نماید.

از جمله اشتباهات ثبتی قلمی که رسیدگی به آنها در صلاحیت هیأت نظارت می باشد می توان به بروز اشتباه در درج اسامی، مشخصات شناسنامه ای مالک، شماره یا محل وقوع ملک، سهم مالک، عنوان معامله و … اشاره کرد.

2. اصلاح سند مالکیت به جهت اشتباهات در جریان عملیات مقدماتی ثبت

اصلاح اشتباهاتی که در دفتر املاک و در جریان عملیات مقدماتی ثبت رخ داده و مامور تنظیم کننده سند نیز بدون توجه به آن اشتباهات، اقدام به تنظیم سند کرده باشد. برای مثال سهم مالک بیشتر از مقداری که در اظهارنامه درج شده، قید شود.

عملیات مقدماتی ثبت به کلیه اقدامات مربوط به تنظیم سند از زمان انتشار آگهی مقدماتی تا تهیه پیش نویس و ثبت آن در دفتر املاک، گفته می شود.

3. اصلاح سند مالکیت به جهت اشتباه در جریان عملیات تفکیکی

در مراحل تفکیک ملک نیز ممکن است اشتباهاتی رخ دهد که نیازمند اصلاح باشد. در چنین مواردی،  اصلاح سند مشروط بر آنکه خللی به حقوق دیگران نرساند، در صلاحیت هیأت نظارت می باشد. در صورت وجود معترض، رسیدگی به این امر در صلاحیت دادگاه عمومی حقوقی محل وقوع ملک می باشد.

4. اصلاح سند مالکیت به جهت اشکال در تنظیم اسناد رسمی

هرگاه در طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آن با قوانین، اشکال یا اشتباهی پیش آید رفع اشکال و اشتباه و صدور دستور لازم با هیات نظارت خواهد بود.

5. اصلاح سند مالکیت به جهت اضافه مساحت ملک

مطابق ماده ۱۴۹ قانون ثبت اصلاحی ۱۳۵۱/۱۰/۱۸، در صورتی که ملکی با مساحت معینی مورد معامله قرار گرفته باشد و بعدا کشف شود که مساحت ملک بیشتر از آن است که در سند آمده، ذینفع می تواند با پرداخت قیمت اضافی  بر اساس ارزش مندرج در اولین سند انتقال، و سایر هزینه های قانونی معامله به صندوق ثبت با رعایت مقررات مربوطه، تقاضای اصلاح سند را بنماید. رسیدگی به این امر و صدور رای  اصلاح سند در صلاحیت اداره ثبت می باشد.

در صورتی که اضافه مساحت در محدوده سند مالکیت بوده و به مجاورین تجاوزی نشده و در عین حال بین مالک و خریدار نسبت به اضافه مذکور،  قراری داده نشده باشد، اداره ثبت سند را اصلاح و به ذینفع اخطار می نماید تا وجه تودیعی را از صندوق ثبت دریافت دارد.

مرجع صالح رسیدگی به درخواست اصلاح سند به جهت اضافه مساحت

در خصوص اینکه مرجع رسیدگی به اضافه مساحت و اصلاح سند اداره ثبت صالح است یا هیات نظارت، اختلاف نظر وجود داشت تا اینکه بخشنامه شماره ۳۵۴۹/۳ سازمان ثبت اسناد و املاک نسبت به این اختلاف اعلام نظر نمود.

طبق بخشنامه مذکور، در خصوص اضافه مساحت، مقتضی است بدوا رئیس ثبت محل  چنانچه موضوع از مصادیق ماده ۱۴۹ قانون ثبت باشد طبق مقررات رسیدگی کند و چنانچه به تشخیص رئیس ثبت محل، موضوع از مصادیق ماده ۱۴۹ قانون ثبت نباشد بایستی مراتب را مستندا و مستدلا و با اظهار نظر صریح، به اداره کل ثبت منطقه گزارش نماید.

ثبت منطقه چنانچه نظریه ابرازی رئیس ثبت محل را وارد تشخیص ندهد و موضوع را از مصادیق ماده ۱۴۹ قانون ثبت بداند، نظریه صریح و قاطع را ضمن ارشاد قانونی جهت اجرا به اداره ثبت مربوطه ابلاغ می کند. و اگر ثبت منطقه موضوع را از مصادیق ماده ۱۴۹ تشخیص نداد در مورد اصلاح سند مالکیت، می بایست مراتب را در هیات نظارت مطرح کند.

6. اصلاح سند مالکیت به جهت کسر مساحت ملک

کسر مساحت در املاک بدین معناست که مساحت موجود در محل به علت اشتباه در مساحی یا به علت کسر طول و ابعاد کمتر از میزانی باشد که در سند مالکیت نوشته شده است.

در اصلاح سند مالکیت به علت کسر مساحت یا طول اضلاع، اگر مالک کتبا تقاضای اصلاح سند مالکیت خود را بنماید و با کسر مساحت و طول اضلاع موافق باشد و مورد ثبت در وثیقه و بازداشت نباشد اصلاح ثبت ملک و اصلاح سند مالکیت بلامانع است.

7. اصلاح سند مالکیت به جهت اصلاح تغییر حدود در املاک

مالکین املاک مجاور می توانند به خواست و اراده خود و با هدف بهبود وضع املاک، اقدام به مبادله بخشی از این املاک نموده و پس از تنظیم صورتجلسه توافق و دستور اداره ثبت، اسناد رسمی خود را اصلاح نمایند.

وفق بخشنامه های ثبتی استنباط می گردد که اولا هدف مالکین مجاور اصلاح و بهبود وضع املاک مجاور خود است که در دفتر املاک ثبت شده و دارای سند مالکیت ثبتی است. ثانیا ضرورت ایجاب نماید که قسمت هایی از ملک جزئی مجاور مبادله شود. ثالثا صورتجلسه توافق تنظیم شده و سند بصورت نقل و انتقال رسمی تنظیم شود. رابعا همه حقوق و عوارض مربوط به املاک پرداخت شده باشد.

      ۸. اصلاح سند مالکیت به علت تبدیل حد به کوچه

در برخی از موارد به دلیلی تغییر یا تخریب ملک مجاور به دلیل تعریض گذر، ملکی که پشت ملک تخریب شده قرار دارد متصل به کوچه یا خیابان می شود. از آنجایی که حدود اربعه آن قید شده از یک سمت به ملک مجاور متصل است، اما اکنون با توجه به طرح شهرداری ملک مجاور به گذر تبدیل شده، مالک این ملک می تواند درخواست اصلاح سند نماید.

      ۹. اصلاح سند با ماده ۴۵ آئين نامه قانون ثبت

با توجه به ماده ۴۵ آیین نامه قانون ثبت هرگاه در اثر تغيير وضعيت املاك در اجراي پروژه ‌هاي شهرداري يا عقب نشيني، قسمتي از ملك در مسير كوچه يا خيابان يا ميدان قرار گيرد در صورت تقاضاي مالك يا اطلاع اداره ثبت يا اعلام شهرداري، پس از بازديد محل توسط نماينده و نقشه بردار و تطبيق حدود با مجاورين و تهيه نقشه و جلب نظر شهرداري با تنظيم صورتمجلس اصلاحي، حدود باقيمانده ملك با قيد طول متراژ و مساحت تعيين و پس از ابطال و ضبط سند مالكيت اوليه در پرونده، سند مالكيت جديد با حدود اصلاحي صادر و تسليم مي‌گردد. در این حالت نیز مالک می تواند تقاضای اصلاح سند مالکیت را نماید.

     ۱۰. اصلاح حدود سند رسمی مالکیت اعیان

سند مالکیت اعیان اصولا در دو صورت تنظیم و صادر می شود. مورد اول در راستای اجرای ماده ۲۱ قانون ثبت و پذیرش تقاضای ثبت اعیان است و مورد دوم راجع به اعیان احداث شده در اراضی موقوفه است که تابع ماده ۱۰۴ مکرر آیین نامه قانون ثبت اسناد و املاک می باشد.

در برخی از موارد، اصلاح حدود سند مالکیت اعیان موکول به اصلاح حدود سند مالکیت عرصه مطابق با مفاد ماده ۱۴۹ الحاقی قانون ثبت اسناد و املاک است. پس از اصلاح سند مالکیت عرصه و با موافقت مالک عرصه، حدود مندرج در سند اعیانی نیز اصلاح خواهد شد.

اصلاح سند اعیانی مستحدثه در عرصه موقوفه اصولا با اذن متولی و پس از تنظیم اجاره نامه رسمی انجام می شود. در این قبیل موارد اگر حدود اربعه که در سند مالکیت اعیان قید شده با محدوده ای که عملا در تصرف مستاجر است یا در قرارداد اجاره معین شده تطبیق نداشته باشد، حدود سند مالکیت اعیان باید اصلاح شود.

بعد از وصول تقاضای مالک اعیان در خصوص اصلاح حدود، نقشه بردار و نماینده ثبت ضمن بازدید از محل اقدام به محاسبه حدود و تهیه گزارش می نمایند. پس از اصلاح سند اجاره یا تنظیم اجاره نامه جدید مطابق با حدود واقعی، سند مالکیت اعیان نیز اصلاح خواهد شد.

     ۱۱. اصلاح سند مطابق لایحه قانونی راجع به رفع تجاوز و جبران خسارات وارده به املاک

مطابق لایحه قانونی راجع به رفع تجاوز و جبران خسارات وارده به املاک، در صورتی که محرز شود تجاوز به علت اشتباه در محاسبه حدود ملک و بدون سوءنیت رخ داده و ضرری که از خلع ید و قلع و قمع بنا به متجاوز وارد می شود، در مقایسه با ضرر طرف مقابل ناچیز باشد، دادگاه حکم به پرداخت قیمت و جبران خسارات وارده و اصلاح سند صادر می نماید.

برای اصلاح سند طبق مقررات این ماده، صدور حکم از سوی دادگاه صالح الزامی است و اداره ثبت اسناد و املاک نمیتواند رأسا اقدام به اصلاح سند نماید.

اتخاذ تصمیم برای اصلاح سند مالکیت ممکن است به عهده اداره ثبت، دادگاه و یا هیأت نظارت باشد. تعیین مرجع صالح تابع موضوعی خواهد بود که موجب اصلاح سند می باشد.

برای دریافت راهنمایی کامل و عملی درباره اصلاح سند مالکیت و مشاوره تخصصی با وکیل امور ثبتی یا وکیل ملکی فرم زیر را تکمیل نمایید. وکلای متخصص دادپویان حامی بعد از دریافت اطلاعات در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.

اصلاح حدود اربعه سند مالکیت چیست؟

حدود اربعه ملک به معنای چهار جهت اصلی که در آن حد شرق، غرب، جنوب و شمال مشخص شده گفته می شود و از این طریق مرزهای ملک را مشخص می‌کنند. ممکن است در اثر تغییراتی این حدود تغییر می کند که نیاز به اصلاح حدود اربعه سند مالکیت می باشد.

مراحل اصلاح سند مالکیت در اداره ثبت

مراحل اصلاح سند در اداره ثبت به شرح ذیل می باشد:

• درخواست اصلاح: مالک یا ذینفع باید با ارائه مدارک و مستندات لازم به اداره ثبت اسناد و املاک، درخواست اصلاح سند را ثبت کند.
• بررسی و ارزیابی مدارک:  اداره ثبت اسناد و املاک مدارک ارائه شده را بررسی می‌کند تا صحت و سقم اطلاعات را ارزیابی کند.
• صدور دستور اصلاح: در صورت تأیید مدارک و مستندات، اداره ثبت دستور اصلاح سند را صادر می‌کند و تغییرات لازم در دفتر املاک اعمال می‌شود.
• صدور سند جدید: پس از انجام اصلاحات، سند مالکیت جدید صادر و به مالک تحویل داده می‌شود.

مدت زمان اصلاح سند مالکیت

مدت زمان لازم برای اصلاح سند مالکیت می‌تواند بسته به عوامل مختلفی متفاوت باشد. این عوامل شامل نوع اصلاحات مورد نیاز، میزان پیچیدگی پرونده، قوانین و مقررات، و همچنین حجم کار و کارایی اداره ثبت اسناد و املاک محل می‌شود. به طور کلی، می‌توان گفت:

• در مواردی که اصلاحات ساده و جزئی هستند، مانند اصلاح یک اشتباه نوشتاری، فرآیند ممکن است تنها چند هفته طول بکشد.
• اگر اصلاحات پیچیده ‌تر باشند، مانند تغییر مالکیت یا اصلاحات ناشی از مسائل حقوقی، ممکن است چند ماه زمان ببرد.
• در برخی موارد، تأخیرهای اداری یا نیاز به ارائه مدارک اضافی می‌تواند مدت زمان فرآیند را افزایش دهد.

برای داشتن تخمین دقیق ‌تر از مدت زمان مورد نیاز برای اصلاح سند مالکیت، توصیه می‌شود با اداره ثبت اسناد و املاک محل مشورت کنید و یا از مشاور حقوقی ملکی راهنمایی بگیرید. آنها می‌توانند با توجه به شرایط خاص پرونده شما، اطلاعات دقیق ‌تری ارائه دهند.

هزینه اصلاح سند

هزینه اصلاح سند بر اساس نوع اصلاحات متفاوت است لذا برای دریافت اطلاعات دقیق تر در خصوص هزینه اصلاح سند می توانید به اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک مراجعه نمائید.

اهمیت اصلاح به موقع سند مالکیت

اصلاح به موقع سند مالکیت از بروز مشکلات و اختلافات حقوقی در آینده جلوگیری می‌کند و به مالک اطمینان می‌دهد که تمامی اطلاعات ملک به درستی در اسناد رسمی ثبت شده است.

در نهایت، اصلاح سند مالکیت یک فرآیند حقوقی است که نیازمند دقت و آگاهی از قوانین و مقررات مربوطه است. بهره‌گیری از مشاوره وکیل متخصص ملکی می‌تواند به تسهیل این فرآیند کمک کند و از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کند.

نحوه اصلاح سند مالکیت در اداره ثبت

نسبت به ایراداتی که قبل از ثبت ملک در جریان عملیات مقدماتی ثبت پیش آید و موقع ثبت ملک در دفتر املاک مورد توجه قرار نگرفته باشد و بعدا اداره ثبت متوجه آن گردد، در هیات نظارت مطرح می شود و در صورتی که پس از رسیدگی، وقوع اشتباه محرز و مسلم تشخیص گردد و اصلاح اشتباه به حق کسی خللی نرساند، هیات نظارت دستور رفع اشتباه و اصلاح آن را صادر می کند.

دعوای اصلاح سند مالکیت در چه مواردی مطرح می شود؟

در سه مورد ذیل دعوای اصلاح سند مالکیت باید به دادگاه ارائه شود:

• در مواردی که اشتباه در مربوط به عملیات مقدماتی ثبت باشد اما اصلاح آن موجب ایجاد خلل در حق کسی شود. در چنینی حالتی پس از احراز در هیات نظارت، به شخص ذینفع اخطار می شود که به دادگاه مراجعه نماید.
• در مورد اشتباه در عملیات تفکیکی نیز چنانچه اصلاح آن موجب اخلال در حقوق دیگران شود، باید برای اصلاح یا ابطال سند مالکیت به دادگاه مراجعه شود.
• در مواردی که شخصی به صورت غیر عمد در ملک دیگری بنایی احداث نموده باشد، و طرف دعوا قیمت آن قسمت از ملک را بر اساس نظر کارشناس پرداخت نماید، دادگاه می تواند حکم به اصلاح سند صادر نماید.

اصلاح سند در صلاحیت کدام مرجع است؟

• اتخاذ تصمیم برای اصلاح سند مالکیت ممکن است به عهده اداره ثبت، دادگاه و یا هیأت نظارت باشد. تعیین مرجع صالح تابع موضوعی خواهد بود که موجب اصلاح سند می باشد.

• بر اساس ماده ۶ قانون ثبت اسناد و املاک اصلاحی مورخ ۱۳۵۱/۱۰/۱۸ یکی از هیات های مهمی که در اداره ثبت تشکیل می شود، هیات نظارت است. این هیات برای رسیدگی به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاک در مرکز هر استان تشکیل می شود.

هیات نظارت هر استان در اداره ثبت آن استان تشکیل خواهد شد و جلسات آن حداقل دو جلسه در هفته خواهد بود.  حدود صلاحیت و وظایف هیات نظارت در ۸ بند و ۵ تبصره در ماد ۲۵ اصلاحی مورخ ۱۳۵۱/۱۰/۱۸ قانون ثبت اسناد و املاک مشخص و معین شده است.

نمونه درخواست اصلاح سند از اداره ثبت

درخواست اصلاح سند از اداره ثبت اسناد و املاک باید به صورت رسمی و در فرم و قالب‌ های مشخص تهیه شود. در زیر یک نمونه کلی از درخواست اصلاح سند آورده شده است. توجه داشته باشید که ممکن است نیاز به تغییرات جزئی بر اساس شرایط خاص داشته باشید:

ریاست محترم اداره ثبت اسناد و املاک ……………..

با سلام و احترام،

اینجانب ……………….. فرزند ……………… مالک ملک واقع در ……………………… با شماره پلاک ثبتی ……………………. بدینوسیله درخواست اصلاح سند مالکیت این ملک را به دلایل زیر تقدیم می‌نمایم:

( توضیح کوتاه درباره نوع و دلیل اصلاحات مورد نظر، مثلاً اشتباه در نام، تغییر مالکیت، اصلاح آدرس و غیره)

مدارک و مستندات مرتبط به این درخواست به شرح زیر پیوست می ‌باشد:

• کپی سند مالکیت فعلی
• کپی شناسنامه و کارت ملی
• سایر مدارک مرتبط

خواهشمند است دستور فرمایید تا اقدامات لازم جهت اصلاح سند مالکیت انجام شود. پیشاپیش از همکاری و مساعدت حضرتعالی کمال تشکر را دارم.

لطفاً توجه داشته باشید که ممکن است نیاز به پیوست کردن مدارک اضافی یا تکمیل فرم‌ های خاص اداره ثبت نیز باشد. همچنین، توصیه می‌شود قبل از ارسال درخواست، با اداره ثبت اسناد و املاک محلی تماس گرفته و از الزامات خاص آن اداره مطلع شوید.

در این مقاله سعی نمودیم در خصوص اصلاح سند مالکیت و مراحل و نکات مهم آن توضیحاتی را ارئه نمائیم. با توجه به مشکلاتی که در فرآیند اصلاح سند بروز می کند، اخذ مشاوره حقوقی در این مراحل می تواند از بروز مشکلات تا حد ممکن جلوگیری نماید. دفتر حقوقی بین المللی دادپویان حامی با بیش از ۲۰ سال سابقه فعالیت در امور ملکی و ثبتی و با بهره مندی از وکلای متخصص و با تجربه در این زمینه آماده ارائه خدمات حقوقی تخصصی خویش به شما عزیزان می باشد. جهت ارتباط با ما می توانید با شماره های مندرج در وب سایت تماس حاصل نمائید.