قانون ثبت اسناد و املاک به عنوان قانون مادر در امور ثبتی، ساز و کارهایی را جهت اجرای این قانون و تحقق اهداف آن پیش بینی نموده است اما از آن جایی که مجریان این قانون انسان هستند، وقوع اشتباه یا حتی غرض ورزی در اجرای قانون مزبور دور از ذهن نمی باشد به همین دلیل نیز قانونگذار در بطن قانون ثبت اسناد و املاک مراجعی را جهت اعتراض و تظلم خواهی اشخاص از اقدامات صورت گرفته مامورین ثبتی پیش بینی نموده است از همین رو میتوان گفت هیات نظارت و شورای عالی ثبت، مراجع حل اختلافات ثبتی هستند که در مقام رفع تنازع، نسبت به اختلافاتی که راجع به عملیات ثبتی میان اشخاص و اداره ثبت به وجود آمده، اقدام به رسیدگی و صدور رای می نمایند.

یکی از مهم ترین موضوعات پیرامون رسیدگی به اختلافات ثبتی، بررسی امکان اعتراض به رای هیات نظارت ثبت یا شورای عالی ثبت است. این که مهلت اعتراض به رای هیات نظارت ثبت چقدر است و کدام رای هیات نظارت اداره ثبت قابل اعتراض می باشد امری است که در ابتدا باید بدان پاسخ داد. در مرحله بعدی نیز باید بدانیم نحوه اعتراض به رای هیات نظارت ثبت به چه صورت می باشد. شورای عالی ثبت نیز به عنوان بالاترین مرجع ثبتی نیز در برخی موارد صلاحیت رسیدگی و صدور رای دارد که نیاز است حدود این صلاحیت و نحوه اعتراض به رای شورای عالی ثبت مورد بررسی قرار گیرند.

حدود صلاحیت هیات نظارت

هیات نظارت به موجب ماده ۶ اصلاحی ۱۳۵۱ قانون ثبت اسناد و املاک جهت رسیدگی به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد واملاک در مراکز استان و در محل اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تشکیل می شود. هیات نظارت ثبت به تصریح همان ماده متشکل از مدیر کل ثبت اسناد و املاک یا قائم مقام وی و دو نفر از قضات دادگاه تجدیدنظر استان به انتخاب رییس قوه قضاییه می باشد. قانون گذار در قوانین و مواد مختلفی حدود صلاحیت هیات نظارت ثبت را مشخص نموده است که در بین مواد قانونی مذکورشاید بتوان  ماده ۲۵ قانون ثبت اسناد و املاک را مهم ترین ماده ای دانست که به شرح صلاحیت هیات نظارت ثبت پرداخته است. البته حدود صلاحیت هیات نظارت محدود به موارد زیر نمی باشد.

1. هرگاه در اجراء مقررات ماده ۱۱ از جهت پذيرفتن تقاضاي ثبت، اختلافي بين اشخاص و اداره ثبت واقع شود و يا اشتباهي توليد گردد و يا در تصرف اشخاص تزاحم و تعارض باشد، رفع اختلاف و تعيين تكليف و يا ابطال و يا اصلاح درخواست ثبت با هيأت نظارت است. البته صلاحیت هیات نظارت در خصوص این بند و بند بعدی در صورتی است که ملک در دفتر املاک به ثبت نرسیده باشد.
2. هرگاه هيأت نظارت تشخيص دهد كه در جريان مقدماتي ثبت املاك اشتباه مؤثر واقع شده است آن اشتباه و همچنين عمليات بعدي كه اشتباه مزبور در آن موثر بوده ابطال و جريان ثبت طبق مقررات، تجديد يا تكميل و يا اصلاح مي‏گردد.
3. هرگاه در موقع ثبت ملك و يا ثبت انتقالات بعدي صرفاً به علت عدم توجه و دقت نويسنده سند مالكيت و يا دفتر املاك اشتباه قلمي رخ دهد و همچنين در صورتي كه ثبت دفتر املاك مخالف يا مغاير سند رسمي يا حكم نهايي دادگاه باشد هيأت نظارت پس از رسيدگي و احراز وقوع اشتباه، دستور اصلاح ثبت دفتر املاك و سند مالكيت را صادر خواهد كرد.
4. اشتباهاتي كه قبل از ثبت ملك در جريان عمليات مقدماتي ثبت پيش آمده و موقع ثبت ملك در دفتر املاك مورد توجه قرار نگرفته باشد و بعداً اداره ثبت به آن متوجه گردد، در هيأت نظارت مطرح مي‏شود و در صورتي كه پس از رسيدگي وقوع اشتباه محرز و مسلم تشخيص گردد و اصلاح اشتباه به حق كسي خلل نرساند، هيأت نظارت دستور رفع اشتباه و اصلاح آن را صادر مي‏نمايد و در صورتي كه اصلاح مزبور خللي به حق كسي برساند به شخص ذي ‏نفع اخطار مي‏كند كه مي‏تواند به دادگاه مراجعه نمايد و اداره ثبت دستور رفع اشتباه يا اصلاح آن را پس از تعيين تكليف نهايي در دادگاه صادر خواهد نمود.
5. رسيدگي به تعارض در اسناد مالكيت كلاً يا بعضاً خواه نسبت به اصل ملك، خواه نسبت به حدود و حقوق ارتفاقي آن با هيأت نظارت است.
6. رسيدگي و رفع اشتباهي كه در عمليات تفكيكي رخ دهد و منتج به انتقال رسمي يا ثبت دفتر املاك شود با هيأت نظارت است، مشروط بر اين‏كه رفع اشتباه مزبور خللي به حق كسي نرساند.
7. هرگاه در طرز تنظيم اسناد و تطبيق مفاد آنها با قوانين اشكال يا اشتباهي پيش آيد، رفع اشكال و اشتباه و صدور دستور لازم با هيأت نظارت خواهد بود.
8. رسيدگي به اعتراضات اشخاص نسبت به نظريّه رئيس ثبت در مورد تخلفات و اشتباهات اجرايي با هيأت نظارت است.
9. به موجب تبصره ۲۰ قانون ثبت اسناد و املاک کشور نسبت به اعتراضاتی که بعد از تصویب این قانون به عمل می‌آید در صورتی که اعتراض از طرف غیر مجاور به عمل آید یا معترض مجاور با حدود تعیین شده در صورت مجلس تحدید حدود، سند مالکیت بگیرد یا به موجب سند رسمی از اعتراض خود بدون قید و شرط صرف نظر کند، واحد ثبتی مربوط نظر خود را در بی‌اثر بودن اعتراض به معترض ابلاغ می‌نماید. معترض می‌تواند ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ نظر مزبور، به هیات نظارت شکایت نماید.

آرا قابل اعتراض هیات نظارت ثبت

آراء صادره از سوی هیات نظارت در تمام موارد فوق الذکر قطعی و لازم الاجرا است جز در خصوص بندهای ۱، ۵ و ۷. در خصوص بند های مذکور با توجه به تبصره ۴ ماده ۲۵ قانون ثبت اسناد و املاک ذی نفع می تواند اعتراض خود را نسبت به آراء این هیات در خصوص بندهای سه گانه مذکور اعلام نماید. شورای عالی ثبت در خصوص اعتراضات واصله اتخاذ تصمیم خواهد نمود. نظر شورای عالی ثبت پس از رسیدگی به تجدیدنظر خواهی قطعی و غیر قابل اعتراض است.

اعتراض به آرا شورای عالی ثبت

مهلت اعتراض به رای هیات نظارت ثبت

همانطور که بیان شد رای هیات نظارت اصولا قطعی و غیر قابل اعتراض است مگر در موارد خاص که در بالا بدان ها اشاره شد. زمانی که رایی از هیات نظارت استان، در خصوص بند های ۱ و ۵و ۷ ماده ۲۵ صادر می شود ذینفع ظرف بیست روز از تاریخ ابلاغ می تواند اعتراض خود را به هیات مذکور اعلام نماید تا پرونده جهت رسیدگی به اعتراض صورت گرفته به شورای عالی ثبت ارجاع شود.

حدود صلاحیت شورای عالی ثبت

رسیدگی به اعتراضات نسبت به آراء قابل اعتراض هیات نظارت و ایجاد وحدت رویه در خصوص اختلافات ثبتی به درخواست رئیس سازمان ثبت دو وظیفه ای است که بر عهده شورای عالی ثبت قرار دارد. این شورا به عنوان مرجع اعتراض به رای هیات نظارت از دو قاضی دیوان عالی کشور به انتخاب رئیس قوه قضائیه و مدیر کل ثبت اسناد یا املاک تشکیل شده و مقر آن در تهران است؛ لااقل هفته ای یک مرتبه تشکیل جلسه می دهد.

ماده ۲۵ مکرر قانون ثبت اسناد و املاک در مورد شورای عالی ثبت چنین مقرر کرده است.:«مرجع تجدیدنظر نسبت به آرای هیات نظارت شورای عالی ثبت خواهد بود که دارای دو شعبه به شرح زیر است:

1. شعبه مربوط به املاک
2. شعبه مربوط به اسناد

هر یک از شعب مذکور از سه نفر که دو نفر از قضات دیوان عالی کشور به انتخاب وزیر دادگستری و مسئول قسمت املاک در شعبه املاک و مسئول قسمت اسناد در شعبه اسناد تشکیل می‌گردد »

مهلت اعتراض به رای شورای عالی ثبت

هیچ یک از آراء شورای عالی ثبت قابل اعتراض و تجدیدنظر خواهی نمی باشد و هر رای که از این مرجع صادر شود قطعی و لازم الاجرا است. البته آرایی که شورا به عنوان مرجع تجدیدنظر خواهی از آراء هیات نظارت صادر می کند تنها در مورد همان پرونده قابلیت اجرایی دارد اما آراء وحدت رویه شورای عالی ثبت در کلیه موارد مشابه برای همه شعب مراجع حل اختلافات ثبتی لازم الاتباع است. لذا زمانی که رای قطعی باشد بحث مهلت و زمان نیز در خصوص آن منتفی است.

البته طبق قانون دیوان عدالت اداری تمامی تصمیمات و آرا مراجع اداری از جمله شورای عالی ثبت ظرف مهلت سه ماه قابل ابطال خواهد بود. اعتراض به آرای شورای عالی ثبت در دیوان عدالت اداری صرفا از جهت انطباق یا عدم انطباق رای شورای عالی ثبت با قوانین و مقررات صورت می پذیرد.

سخن پایانی

فلسفه وجود نهادهای شبه قضایی مثل هیات نظارت ثبت و شورای عالی ثبت، ابتدائا رسیدگی های تخصصی و در ادامه کم کردن میزان پرونده های ورودی به دادگستری می باشد. اما این اقدام قانون گذار با ایراداتی مواجه است که بحث راجع به آن در این محل نمی گنجد . اعتراض در هیات نظارت ثبت یا شورای عالی ثبت یکی از راه هایی است که اشخاص می توانند به فراخور موضوع از آن برای احقاق حق خود استفاده نمایند ولیکن عدم آشنایی افراد ذی حق با قوانین مربوطه و رویه های حاکم در این مراجع عملا باعث می شود که افراد علی رغم ذیحق بودن، حق خود را استیفاء نکنند به همین دلیل همیشه به مراجعین محترم پیشنهاد می شود در مواردی که نیاز به مراجعه به نهادهای شبه قضایی برای احقاق حق است. از حضور وکیل در کنار خود بهره مند شوند.

دفتر حقوقی بین المللی دادپویان حامی با قریب به ۲۰ سال سابقه دفاع از حقوق موکلین در هیات نظارت و شورای عالی ثبت و پیروزی در اکثر پرونده ها ، آماده ارائه مشاوره تخصصی رایگان در این زمینه و قبول وکالت مراجعه کنندگان محترم می باشد.